Зачем планировать IT-бюджет уже в декабре: чтобы январь не начался с аврала

Конец года — время подведения итогов и планирования бюджета. Многие компании забывают включить затраты на IT-инфраструктуру в список приоритетов, и в январе сталкиваются с «пожарами». Декабрь — лучший момент для планирования IT-бюджета: в это время составляются планы на следующий год, становится понятным, какие технологии, оборудование, ПО нуждаются в приобретении или замене, какие средства будут выделены.

Зачем нужен IT-бюджет — его значение для бизнеса

IT-бюджет — это план расходов на содержание и развитие информационных технологий организации. В него входят затраты на оборудование, ПО, зарплату персонала. Разработка IT-бюджета нужна для оптимизации инвестиций в развитие бизнеса.

Почему IT-бюджет важен для бизнеса:

• IT — это не только компьютеры и серверы, а инфраструктура, от которой зависит работа всей компании;
• без планирования растут риски — внезапные поломки, устаревшее ПО, нехватка ресурсов;
• бюджет позволяет контролировать расходы, расставлять приоритеты, прогнозировать будущие траты.

Из чего состоит IT-бюджет? Он включает различные аспекты ИТ-инфраструктуры: текущие и непредвиденные расходы, затраты на развитие.

Структура IT-бюджета:

1. Операционные затраты — заработная плата IT-персонала, подписки на ПО и облачные сервисы, услуги интернета, телефонии и других коммуникаций, техническое обслуживание оборудования, расходные материалы.
2. Капитальные вложения — инвестиции в долгосрочные активы: приобретение серверного и сетевого оборудования, компьютеров, оргтехники, ПО с бессрочной лицензией.
3. Персонал — зарплаты, льготы, медицинские страховки, отпуска, бонусы, и т. д.

В IT-бюджете могут учитываться затраты на услуги аутсорсинговых компаний, которые обеспечивают поддержку, обслуживание и модернизацию ИТ-инфраструктуры.

Оптимальные сроки разработки бюджета

Планирование ИТ-бюджета компании обычно начинают осенью, чтобы закончить подготовку документа до конца года. Что происходит, если не планировать ИТ-бюджет предприятия заранее:

• январь может начаться с аврала — сломанные серверы, истёкшие лицензии, неработающие системы;
• вынужденные срочные закупки могут обойтись дороже, занять больше времени;
• IT-служба (или подрядчик) работает в режиме «тушения пожаров», а не развития бизнеса.

Негативные последствия — потери времени, денег и репутации. Преимущества раннего планирования IT-бюджета:

• возможность спокойно провести IT-аудит до конца года;
• точное понимание, что нужно обновить, заменить или оптимизировать;
• в декабре многие поставщики и интеграторы предлагают выгодные условия;
• возможность включить расходы в текущий год и оптимизировать налоги;
• команда встречает январь подготовленной — техника работает, обновления установлены, лицензии продлены.

Своевременное составление ИТ-бюджета позволяет точно рассчитать будущие затраты, учесть непредвиденные расходы, своевременно приобрести новые оборудование и ПО, сформировать резерв. У бизнеса остаётся время на заключение контрактов на выгодных условиях, разработку стратегических проектов, резервирование элементов инфраструктуры.

Как составить IT-бюджет компании

Формирование ИТ-бюджета — залог нормальной работы организации, долгосрочного развития, оптимизации IT-расходов. Этапы разработки IT-бюджета для бизнеса (пример):

1. Провести IT-аудит текущей инфраструктуры. Выявить, какие устройства, лицензии, ПО, информационные технологии, системы безопасности, операторские услуги в наличии, что есть в резерве.
2. Проанализировать информацию. Определить ключевые потребности бизнеса (новые сервисы, оборудование, безопасность).
3. Составить приоритеты и выделить обязательные расходы. Разделить расходы на категории: операционные, на развитие, инвестиции.
4. Согласовать план с руководством и бухгалтерией.
5. Подготовить график закупок и обслуживания.
6. Заключить договор с IT-партнёром на поддержку.

Подготовка документа до начала следующего года позволяет избежать ошибок при планировании IT-бюджета. Многие компании не уделяют серьёзного внимания сопутствующим расходам, не учитывают срок эксплуатации оборудования и ПО, не закладывают расходы на информационную безопасность.

При формировании бюджета нельзя использовать только данные о работе бизнеса за прошлые годы, важно учитывать стратегические потребности. Если штатный персонал не знает, как планировать IT-расходы, можно заключить договор с аутсорсинговой компанией. Подрядчик осуществит IT-аутсорсинг, выявит узкие места, позволит сфокусироваться на основной деятельности.

Как SkyDynamics помогает бизнесу планировать IT-затраты:

• IT-аудит и рекомендации по оптимизации расходов;
• помощь в выборе оборудования, программ, облачных решений;
• возможность перевести обслуживание на IT-аутсорсинг — фиксированные расходы вместо непредсказуемых;
• настройка мониторинга и поддержки 24/7.

Планирование IT-бюджета — это не бюрократия, а инвестиция в стабильную работу бизнеса. Те, кто знает, как подготовить IT-компанию к новому году, в январе работают спокойно. Оставьте заявку на сайте компании SkyDynamics, через несколько минут подготовим подробное коммерческое предложение, которое поможет рассчитать IT-бюджет.