Корпоративные совещания, пресс-конференции, брифинги, деловые переговоры и аналогичные мероприятия – неотделимая часть ведения бизнеса. Для проведения таких событий используются специальные помещения – конференц-залы.
Они обеспечивают комфорт участников, предусматривают грамотное зонирование, оснащены подходящим аудио-/видеооборудованием и т.д. То есть, конференц-залы обладают всем необходимым для проведения массовых мероприятий. Речь, разумеется, о качественно спроектированных конференц-залах.
Каким должен быть конференц-зал? О размерах помещения, зонировании и других деталях узнаете далее в статье.
Тип помещений
Круглый стол – обмен мнений «каждого с каждым», немногочисленные участники в прямой видимости. И находятся они на одинаковом уровне – подиум отсутствует.
- форма непосредственно стола, за которым сидят участники, необязательно должна быть круглой. Можно прямоугольную, т-образную или любую другую;
- такой тип подходит для деловых переговоров, совещаний и иных событий, где происходит коммуникация между собой всех участников.
Конференц-комната – в этом случае прослеживается четкая иерархия помещения:
- подиумом отдельно выделяется президиум (и/или место докладчика) на одного и более человек. Там может расположиться руководитель или иные люди, ответственные за подачу материала (например, ведущие тренинга);
- перед президиумом расположена аудитория, где сидят слушатели.
Актовый зал – та же конференц-комната, только рассчитан на большее число присутствующих;
Многопрофильное помещение, которое можно оборудовать под произвольный из вышеупомянутых типов.
Требования к помещению
Если обобщить, то выбранное и затем подготовленное помещение, должно точно соответствовать назначению – формату мероприятия. Важны следующие моменты:
Размеры. Это плавающий нюанс (впрочем, как и остальные из списка) и зависит от того, какие цели ставятся перед будущим конференц-залом. Потому по размерам можно дать лишь общие рекомендации:
- помещение желательно прямоугольное;
- ширина не менее 5 м, длина от 7-9 м и высота от 2,7 м – иначе будет тесно даже для малого количества человек;
Зонирование. Помещение может включать:
- зону докладчика (подиум для спикера);
- президиум (для размещения важных лиц события);
- кабинку оператора, контролирующего работу оборудования;
- гардеробную;
- барную стойку;
- аудиторию, где рассажены слушатели, пресса и другие посетители.
Возможно наличие дополнительных зон по типу VIP-комнаты для переговоров;
Аудио- и видеооснащение. Эта часть требований к помещению является наиважнейшей. Т.к. от аппаратуры в немалой степени зависит успех мероприятия. Если зрители не увидят детали видеопрезентации или не услышат спикера, то это полный провал. Потому потребуется правильно подобрать и задействовать широкий спектр оборудования, отвечающего за:
- эффективную коммуникацию всех участников между собой или спикера с залом — микрофоны, громкоговорители, усилители звука и т.д.;
- отображение визуальной информации (например, подготовленной презентации или видеоролика) – дисплеи с качественным изображением;
- освещение;
- видеосъемку.
Инженерия. Помещение по определению должно обладать:
- нормальной звукоизоляцией, чтобы не создавалось эхо и прочие звуковые эффекты, ухудшающие восприятие на слух;
- системой отопления и кондиционирования для формирования оптимального микроклимата;
- вентиляцией.
Подведение итогов
Превращение помещения в конференц-зал — задача достаточно сложная. Особенно это касается подбора оборудования – необходимо правильно проанализировать помещение, определить имеющиеся коммуникации, каких не хватает и т.д.
Самые безобидные последствия ошибок в составлении проекта технического оснащения – плохая слышимость выступающего в некоторых частях аудитории, неработающие микрофоны. Но даже такие незначительные моменты вряд ли положительно скажутся на репутации компании и наверняка помешают мероприятию увенчаться успехом.
Потому за все, что связано с оборудованием, должны отвечать профессионалы. Такие, как компания «Sky-Dynamics». Мы предлагаем комплексную услугу – техническое оснащение конференц-залов. В нее входит составление проекта, подбор и установка оборудования для проведения конференций, его доставка на объект с последующим монтажом.
С каждой из задач справимся безупречно – сказывается большой опыт работы и высокая компетентность сотрудников. Наш профессионализм подтверждается множеством клиентов, довольных результатом сотрудничества. Положительные отзывы наглядная тому наглядная демонстрация.
