Инструменты и сервисы для удаленной работы

Условия ведения бизнеса в настоящее время вынуждают переводить сотрудников на удаленный режим работы. Если пока «удаленка» обошла вас стороной, то это, скорее всего, ненадолго.

Дистанционная работа, если должность располагает, ждет многих.

• Во-первых, из-за ниспадающей пандемии коронавируса.
• Во-вторых, преимуществ у удаленки предостаточно, о чем можете больше прочесть здесь. Заодно узнаете о тонкостях «правильного» перехода на удаленную работу.

Но сейчас не об этом. В данной статье мы расскажем о различных полезных сервисах и инструментах, которые потребуются для организации удаленки.

Совместная работа с документами

Инструменты по созданию и редактированию файлов незаменимы для бизнеса. Но некоторые из них не просто поддерживают стандартный функционал (текстовой редактор, таблицы и прочее), но и позволяют вести совместную работу над документами в реальном времени. То есть, пользователь может увидеть правки файла, которые оставляет другой человек, непосредственно в процессе их внесения. Примеры таких сервисов:

• Google Документы (самое популярное решение);
• Office 365;
• Quip (платное приложение);
• Zoho.com (можно пользоваться бесплатно для просмотра и онлайн-редактирования Excel-файлов).

Менеджер задач

Это сервисы для формирования списка задач для сотрудников, организации/контроля их работы и не только. Перечень функций отличается для каждого приложения. Но для примера возьмем Яндекс Коннект, функционал которого включает:

• конструктор сайта;
• корпоративный чат;
• облачное хранилище и многое другое.

Кроме того, сервисом можно пользоваться бесплатно. Альтернатива Коннекту от Яндекса — Todoist, TickTick, Any.do. Однако они бесплатной лицензии не предлагают.

Облачное хранение данных

«Облака» используются для хранения всевозможной документации, которая может понадобиться удаленным сотрудникам. Например, шаблоны, инструкции и т.д. Кроме того, эти сервисы поддерживают возможность передачи файлов большого размера, что сделать затруднительно без подобного софта. Рекомендуем:

• Google Drive (в бесплатной версии предоставляется облачное хранилище на 15 Гб, для получения дополнительного объема нужно оформлять подписку);
• Яндекс Диск (аналогично доступно бесплатное пользование «облака» на 10 Гб, если требуется больше, то придется заплатить);
• Dropbox (работает по иной системе — пользователь получает бесплатный 30-дневный период, после которого продолжение пользования доступно исключительно по подписке).

CRM-системы

Эти сервисы активно используются для широкого круга задач, которые можно охарактеризовать следующим образом — управление взаимоотношений с клиентами. «Общие» примеры функционала:

• организация работы удаленного отдела продаж;
• оценка и контроль эффективности менеджеров;
• контроль и отслеживание этапов каждой сделки и т.д.

Буквально каждая современная компания не обходится без использования CRM-систем, т.к. они позволяют выстроить эффективную работу предприятия в целом. Сервисы:

• Мегаплан (есть мобильная версия);
• Простой бизнес (можно пользоваться бесплатно);
• Битрикс24 (доступно бесплатное пользование, но с ограниченным функционалом);
• Clientbase.ru, AmoCRM, Rbs-crm.ru (предлагают пробную версию на 14 дней).

Отдельно можно выделить Мегаплан и Битрикс24, которые по совместительству являются программами для менеджмента проектов. Они требуются для контроля задач сотрудников (кто, чем, сколько занимался), ведения проектов и много чего еще. Дополнить список таких программ можно:

• Asana.com;
• Jira;
• Basecamp.

Примечание! Сервисы-менеджеры проектов не имеют функций CRM, за исключением Битрикс24 и Мегаплан.

Канбан-доски

Подобные сервисы в удаленной работе применяются немногим реже CRM-систем. Представляют собой полезные помощники для организации рабочего процесса и визуализирования перехода задач от одного этапа реализации к следующему. Как это работает? Например, создаются две доски. Первая предназначена для постановки задач (к примеру, запустить сайт). Вторая же для отображения уже выполненных задач (сайт запущен). Инструменты:

• Trello;
• Meistertask.com;
• Blossom.com.

Бухгалтерия

Существуют следующие решения для удаленного ведения бухгалтерского учета:

• Эльба (можно опробовать бесплатно в течение 30 дней);
• Мое дело (есть бесплатная пробная версия);
• Кнопка;
• Фингуру (это не онлайн-бухгалтерия, а сервис, где можно проконсультироваться с профессиональными бухгалтерами, заказать ведение бухгалтерского и налогового учета).

Поиск подрядчиков и сотрудников

Для этих целей рекомендуем воспользоваться одним из следующих сайтов:

• Яндекс Услуги;
• Kwork.ru;
• FL.ru;
• Kadrof.ru.

Видеоконференции

На удаленке для ведения дистанционных переговоров, совещаний, планерок и т.д. не обойтись без соответствующих инструментов. Самые популярные:

• Skype;
• Zoom;
• Slack (есть пробный период, затем использование сервиса становится платным).

Если коллектив небольшой, то возможностей первых двух сервисов хватит с головой.

Заключение

Программные инструменты, перечисленные в статье, помогут оптимизировать рабочий процесс на удаленке и сделать его более эффективным.

Однако удаленную работу могут «омрачить» потенциальные сложности с установкой и настройкой ПО. Или множество других проблем, связанных с компьютерной техникой. За их решением можете обратиться к специалистам компании «Sky-Dynamics». В список наших услуг входит удаленное обслуживание ПК.

Если проблему не получается исправить дистанционно, то обеспечим разовый выезд нашего специалиста на объект заказчика.